Cahier des charges de nettoyage, le rédiger pour comparer les offres

À quoi sert un cahier des charges de nettoyage ?

Le cahier des charges sert trois fois. Avant la signature, il rend les propositions comparables : chaque entreprise chiffre les mêmes tâches, aux mêmes fréquences. À la signature, il devient l’annexe du contrat, donc ce que le prestataire s’engage à faire. Pendant le contrat, il sert de grille de contrôle : une tâche écrite et non faite se constate, une tâche jamais écrite ne se réclame pas.

C’est aussi le document qui évite de changer de prestataire tous les ans : la plupart des déceptions viennent d’un besoin qui n’avait jamais été écrit.

Que doit contenir ce cahier des charges ?

Rubrique	Ce qu’on y écrit
Présentation du site	Adresse, type de locaux, horaires d’ouverture, nombre d’occupants ou de visiteurs
Zones et surfaces	Bureaux, circulations, sanitaires, espace de pause, accueil, locaux techniques, avec leur surface approximative
Tâches par zone	Ce qui est fait dans chaque zone : sols, poussières, poubelles, sanitaires, vitres intérieures
Fréquence de chaque tâche	Chaque jour, plusieurs fois par semaine, chaque semaine, chaque mois
Horaires et accès	Créneaux possibles, clés, badges, alarme, zones interdites
Produits et consommables	Qui fournit les produits, le papier, le savon, les sacs ; produits à éviter
Contrôle	Fiche de passage, point mensuel, interlocuteur nommé, délai de correction d’un oubli
Prestations ponctuelles	Vitres extérieures, remise en état des sols, désinfection renforcée : à chiffrer à part

Le tableau des tâches est le cœur du document. Une ligne par tâche, une colonne par fréquence : c’est lisible pour vous, pour l’entreprise et pour l’agent sur place.

Comment fixer les fréquences dans le cahier des charges ?

La fréquence décide du nombre d’heures, donc du prix. Elle se cale sur l’usage réel des locaux, pas sur un modèle standard. Pour les lieux de travail, le Code du travail impose que les locaux soient « régulièrement entretenus et nettoyés » (article R4224-18) et que les cabinets d’aisance soient nettoyés et désinfectés au moins une fois par jour (article R4228-13, rappelé par une réponse ministérielle publiée au JO). Le reste relève de votre appréciation.

Notre guide sur la fréquence de nettoyage des locaux détaille les rythmes courants zone par zone.

Quelles erreurs éviter dans un cahier des charges ?

• Écrire « nettoyage complet » sans dire ce que cela couvre : chaque entreprise l’interprète à sa façon.
• Oublier les fréquences : « sols » ne dit pas si c’est chaque jour ou chaque semaine.
• Mélanger le courant et le ponctuel : une remise en état des sols ou des vitres en hauteur se chiffre à part.
• Ne rien prévoir pour le contrôle : sans fiche de passage ni interlocuteur nommé, un oubli se discute au lieu de se corriger.
• Envoyer des documents différents à chaque entreprise : les propositions ne se comparent plus.

Quels justificatifs demander avec les propositions ?

Ajoutez au cahier des charges la liste des pièces que chaque entreprise doit fournir :

1. une attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle en cours de validité ;
2. pour un contrat d’au moins 5 000 € HT, l’attestation de vigilance de l’Urssaf, à la signature puis tous les six mois (service-public, fiche F31422) — voir notre guide sur l’attestation de vigilance ;
3. le nom de l’interlocuteur et la règle de remplacement d’un agent absent ;
4. les fiches des produits utilisés, surtout les désinfectants ;
5. si l’entreprise en détient une, le justificatif d’une qualification professionnelle comme Qualipropre.

Comment utiliser le cahier des charges pendant le contrat ?

Le cahier des charges ne s’archive pas après la signature. Comparez-le aux fiches de passage chaque mois, notez les écarts par écrit et demandez leur correction dans le délai prévu. Si les manquements se répètent, ce dossier écrit est ce qui permet d’agir : voir notre guide pour résilier un contrat de nettoyage.

Pour une copropriété, le cahier des charges se présente au conseil syndical avec les propositions, puis en assemblée générale ; notre page sur le nettoyage de copropriété détaille ce que couvre l’entretien des parties communes. Pour des bureaux, voyez le nettoyage de bureaux. Une fois le document prêt, joignez-le à votre demande de devis.

Sources officielles sur le cahier des charges de nettoyage

• Code du travail, articles R4224-18 et R4228-13 : Légifrance, Code du travail ; réponse ministérielle à la question écrite n° 24494 (JO du 23 juin 2009) : assemblee-nationale.fr
• Attestation de vigilance : entreprendre.service-public.gouv.fr, fiche F31422

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